Ciri-Ciri Surat Penting

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Untuk mengetahui suatu surat disebut sebagai surat penting, ada beberapa ciri-ciri yang dapat dilihat pada surat tersebut.

1. Memerlukan penanganan segera.

Surat yang penting memerlukan penanganan sesegera mungkin, orang yang membuka surat harus cepat tanggap apabila surat tersebut berisi informasi penting. Penangan sesegara mungkin bisa jadi pembalasan surat, pengaduan barang dan lain sebagainya, hal ini butuh penangan secepat mungkin.

2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.

ciri berikutnya jika surat tersebut terlambat diproses, maka dapat merugikan perusahaan. Misalkan surat pesanan barang, jika surat tersebut terlambat diproses, atau pegawai penerima surat lalai untuk menyampaikan pada bagian penjualan, maka perusahaan akan kehilangan pelanggan, tentu saja ini merugikan perusahaan.

3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.

Surat penting juga memiliki ciri jika hilang akan sulit mencari penggantinya, atau jika dapat diganti akan memakan waktu lama dan terkesan perusahaan tidak profesional dalam penangan surat.

sumber gambar: http://www.zipmailservices.com/

4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.

Surat dikatakan penting salah satunya juga karena informasi didalamnya merupakan informasi penting, surat semacam ini contohnya adalah surat tagihan, pembelia, pemesanan, dan lain sebagainya.

Hal lain yang menjadi ciri surat penting adalah jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. 

Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.