Jenis Dokumen Gudang

Jenis-jenis dokumen gudang di suatu perusahaan mungkin akan berbeda antara yang satu dengan lainnya, Namun, secara garis besar memiliki kesamaan dokumennya. Jenis-jenis dokumen gudang setidaknya dapat diidentifikasi berdasarkan fungsi/ aktivitas kegiatan di gudang. 

Aktivitas penanganan barang di gudang terdiri dari beberapa aktivitas, yaitu: 

1. Penerimaan (receiving) 

2. Pengambilan barang (Putaway) 

3. Customer order Picking atau order selection 

4. Packing 

5. Cross Docking 

6. Shipping

Kegiatan penerimaan barang (receiving) adalah suatu proses penerimaan barang termasuk didalamnya kegaitan bongkar muat dari sarana angkutan barang (truk, tronton, trailer, dsb.), perhitungan jumlah barang diterima, inspeksi kualitas barang, pengecekan dokumen pengiriman dan data stok barang. Istilah lain kegiatan receiving di beberapa perusahaan adalah good receipt, purchase order receipt, inbound movement.

Pengambilan barang (Putaway) adalah suatu proses perpindahan barang. Proses perpindahan ini secara fisik diawali dari tempat penerimaan barang (receiving dock) ke tempat penyimpanan di gudang. Istilah Putaway mempunyai istilah lain seperti storing, keeping, dan transfer. Terdapat tiga langkah yang perlu dilakukan dalam proses Putaway yaitu Putaway request, suggestion dan confirm Putaway suggestion.

Customer order Picking/ order selection merupakan aktivitas pengambilan barang dari gudang penyimpanan atau lokasi pengambilan, yang kemudian disiapkan untuk proses pengiriman. Proses Picking terdiri dari tiga tahap yaitu Picking request, Picking suggestion dan confirm suggestion.

Packing merupakan kegiatan yang dilaksanakan kemudian setelah proses pengambilan barang di gudang penyimpanan. Pada proses ini dilakukan kegiatan pengepakan barang menggunakan bahan pengemasan sesuai dengan jenis barangnya, dapat dilakukan pengemsan dengan plastik, kertas, maupun kartoon.

Cross-docking merupakan kegiatan memindahkan barang langsung dari area penerimaan langsung (receiving) ke lokasi pengiriman (shipping) tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang. Dengan demikian dapat tergambarkan bahwa melalui kegiatan cross-docking akan dapat dilakukan penghematan waktu dan penghematan penggunaan ruangan gudang. Shipping merupakan kegiatan pengiriman barang, meliputi proses pembuatan dokumen pengiriman, pemuatan barang ke truk dan pengupdate-an data barang yang sudah dimuat truk (loading). 

Pada langkah ini stok dan booking di lokasi shipping akan berkurang sebanyak barang yang dikirim. Di beberapa perusahaan shipping kadang disebut sebagai good issue, shipment, dispatch atau istilah lainnya. Berdasarkan penjelasan di atas dapat diidentifikasi beberapa contoh dokumen gudang yang perlu di dokumentasikan dalam kaitan penyimpanan arsipnya adalah sebagai berikut:

a. Formulir Purchase Order 

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli. 

Purchase Order berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli yang meliputi: 

1) Nama perusahaan; 

2) Alamat perusahaan; 

3) Tanggal pengiriman; 

4) Nomor pesanan

 

Nama pemesan 

Alamat pengiriman 

1) Alamat penagihan; 

2) Nomor telepon 

3) Alamat email 

4) Nama produk 

5) Jumlah barang 

6) Harga barang 

7) Metode pembayaran yang diinginkan 

8) Cara pengiriman yang diharapkan 

9) Syarat dan ketentuan transaksi

b. Formulir Delivery Order 

Delivery order merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan. 

Delivery order dapat dikatakan juga sebagai surat jalan yang berasal dari para supplier. Delivery order terdiri dari 3 lembar kertas yang berwarna putih, merah, dan kuning. 

1. Lembar pertama berwarna putih dijadikan sebagai bukti transaksi pembelian dan berperan untuk penagihan di kemudian hari. 
2. Lembar kedua berwarna merah dijadikan arsip bagi pemesan barang dan nantinya akan digunakan sebagai patokan untuk penjualan barang ke pelanggan atau customer. 
3. Lembar ketiga berwarna kuning dijadikan sebagai arsip bagi yang menerbitkan delivery order.

c. Formulir Penerimaan Barang 

Form penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi seputar proses penerimaan barang yang biasanya berisi informasi seputar penghitungan jumlah barang yang diterima, inspeksi pengecekan barang berkaitan dengan dengan kualitas dan kerusakan yang ada, pengecekan dokumen pengiriman dan peng-update-an data stok gudang. 

Secara detail form ini berisi isian nama pengirim/ supplier, nomor dokumen, tanggal terima, kode barang, deskripsi barang, jumlah barang, satuan barang, keterangan barang, dan tanda tangan pengirim dan penerima barang

d. Formulir Permintaan Barang 

Form permintaan barang adalah sebuah formulir berupa lembaran yang berfungsi untuk meminta barang dari gudang. Dalam praktiknya biasanya cukup di tulis tangan karena formulir ini digunakan untuk kepentingan internal saja, yaitu oleh pemakai barang untuk meminta barang dari bagian gudang. 

Formulir ini umumnya berisi informasi isian nama bagian yang memerlukan barang, tujuan permintaan barang (misal produksi, reparasi, pemeliharaan, investasi, dan sebagainya), tanggal pengisian formulir, kode dan nama barang, satuan, kuantitas barang, tangan dan nama pihak yang meminta barang.

e. Form Pengeluaran Barang 

Form pengeluaran barang merupakan formulir yang berupa lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran barang-barang logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran, dan penerima logistik. 

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, di samping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu gudang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis tertentu.

f. Formulir Kartu Persediaan Barang 

Kartu persediaan barang adalah sebuah formulir atau lembaran yang digunakan untuk mencatat peubahan-peubahan atas jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Informasi yang tertuang dalam kartu persediaan logistik meliputi tanggal pemasukan/ pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/ pengeluaran, jenis dan spesifikasi logistik, asal/ tujuan logistik, jumlah pemasukan/ pengeluaran, dan jumlah akhir persediaan logistik. 

Pada kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang yang berbentuk lembaran/ kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung (kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu) dimana barang tersebut ditempatkan/ disimpan sehingga akan mempermudah pengecekan logistik, terutama pengecekan jumlah persediaan logistik.

g. Formulir Inventory Report/ Laporan Inventaris Barang

Formulir Inventory Report merupakan suatu dokumen yang berisi informasi inventaris barang di gudang. Pada prinsipnya sama dengan formulir persediaan barang hanya saja dibuat dalam rekap seluruh barang yang ada di gudang.

h.Formulir Perencanaan Stock Opname 

Formulir perencanaan stock opname adalah suatu dokumen yang berfungsi menjelaskan program kegiatan stock opname dari seluruh barang-barang yang ada di gudang dengan isi informasi seputar barang yang akan dihitung, personil yang bertugas, serta sumber daya pendukung seperti peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatannya.

i. Formulir Hasil Stock Opname 

Formulir hasil stock opname merupakan suatu dokumen yang berisikan informasi hasil kegiatan stock opname oleh personil gudang, didalamnya berisi keterangan seputar kode barang, deskripsi barang, jumlahnya disertai keterangan barang.

sumber

ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Syafiani Desiana Gartini

Wanan sunarya

Arif Susanto