Mengenal Surat Pesanan

Surat Pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli, surat pesanan berarti surat untuk mengajukan pembelian/pesanan kepada pihak lain. Surat Pesanaan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesungguhannya kepada pihak pembeli.

Calon pembeli atau pelanggan sebaiknya menulis surat dengan bahasa yang ringkas dan langsung pada pokok masalah tanpa basa-basi, tetapi tetap memperhatikan sopan santun untuk membina hubungan bisnis yang lebih akrab.

Dalam penyusunan surat pesanan diperlukan banyak pertimbangan, misalnya tentang kesanggupan membayar atau keadaan keuangannya. Kegagalan dalam memenuhi kewajiban membayar akan mengecewakan pihak penjual dan dapat merusak kredibilitas atau kepercayaan. Sebelum itu perlu di pertimbangkan apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan, bagaimana dengan syarat pembayarannya, cara pengiriman dan penyerahannya.

Ketidakcermatan dalam memilih jenis barang seringkali mendatangkan kekecewaan karena kapasitas atau kegunaan barang tidak sesuai dengan kebutuhan pemesanan. Pada saat menerima barang dari pihak penjual pihak pemesan sebaiknya meneliti barang tersebut untuk memastikan bahwa spesifikasi dan kualitas barang itu sesuai dengan pilihannya.

Hal-hal yang harus dinyatakan dengan jelas dalam surat pesanan adalah sebagai berikut:

1. pesanan diajukan berdasarkan surat penawaran beserta brosur dan daftar harga pokok
2. nama dan spesifikasi produk yang dipesan beserta kuantitasnya
3. kesanggupan membayar dengan pasti
4. cara penyerahan/pembayaran barang
5. tanggal pengiriman baran dan uang pembayaran
6. asuransi dan cara pengepakkan barang selama proses pengangkutan

Surat pesanan dapat dijadikan sebagai bukti apabila di kemudian hari timbul perselisihan antara pihak penjual dan pihak pembeli. Karena itu, sebaiknya surat ini dibaca ulang untuk mengoreksi kekeliruan yang mungkin luput dari pengamatan sebelumnya.

Artikel berikutnya silahkan baca: Pengertian Surat Referensi dan Rekomendasi