Pengelolaan Dokumen Kepegawaian

Seorang pegawai di suatu instansi juga dapat memiliki berbagai jenis dokumen yang dihasilkan pada saat mereka bekerja pada instansi tersebut. Dengan terciptanya berbagai dokumen tersebut, maka sebaiknya dilakukan pengelolaan dokumen yang baik pula. Pelaksanakan pengelolaan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip  pegawai baik Negeri maupun Swasta  sebagai  salah  satu sumber  informasi  manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.

Jika pengelolaan dokumen kepegawaian dapat tertata dengan baik maka akan menciptakan pengurusan administrasi kepegawaian yang efektif dan efesien. Adapun beberapa fungsi lain dari ketersediaan dokumen kepegawaian antara lain sebagai berikut:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang  menjadi pegawai  sampai dengan masa berakhir tugas.
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun intansi/perusahaannya.
3. Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi.

smber gambar: http://kepergokmembaca.wordpress.com/2010/03/21/dian-elvira-rosa/

Untuk menghasilkan pengelolaan dokumen yang baik, maka diperlukan pegawai yang mampu mengurus arsip kepegawaian ini. Sebab betapapun pentingnya sebuah arsip, dan sebaik apapun sistem penyimpanannya, jika pegawai yang bertanggung jawab dalam hal ini tidak bekerja dengan baik, maka pengelolaan dokumen tersebut juga tidak efektif.

Pegawai yang mengelola dokumen kepegawaian diharapkan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Menjaga kerapihan penyimpanan.
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan.
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik.
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali.
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya. 

Pengelolaan dokumen pegawai hendaknya dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik. Hal tersebut demi memastikan keamanan dan keteraturan arsip itu sendiri. Selanjutnya dapat dibaca pada materi Jenis-Jenis Dokumen Kepegawaian bagi PNS