Cara Menangani Telepon Masuk

Ketita telepon berdering sudah pasti si penelepon mempunyai maksud penting, maka hendaknya penerima telepon secepat mungkin menangani telepon masuk tersebut. Jangan sampai si penelepon merasa tidak nyaman karena menunggu lama atau bahkan memutuskan untuk menghentikan telepon tersebut.

Penerima telepon harus dapat menunjukkan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang profesional dengan cara menangani telepon dengan sigap, dan profesional.

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah sebagai berikut:

1. Mengangkat telepon sesegera mungkin. Secara umum bila telepon sudah berdering sebanyak dua atau tiga kali hendaklah penerima telephon segera mengangkat dan menjawab telepon tersebut. Jangan biarkan si penelepon menunggu terlalu lama.
2. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT), namun bila pegawai menulis dengan tangan kiri, maka hal kebalikannya yang berlaku.
3. Menyampaikan salam pembuka seperti assalamualaikum, atau selamat pagi, selamat siang, selamat malam. Tidak lupa menyapa si penelepon dengan sebutan Bapak atau Ibu.
4. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.
5. Gunakan bahasa yang resmi, komuninakif (jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat)
6. Bersikap sopan, ramah, santun dan akrab.
7. Mencatat hal-hal penting dalam Lembar Pesan Telepon (LPT)
8. Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi kembali maksudnya.
9. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
10. Menerima telepon dengan semangat meskipun pekerjaan sedang menumpuk.
11. Jika si penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara sabar, bijaksana dan jelas.
12. Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon.
13. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.

Berdasarkan hal diatas tadi dapat kita ringkas tugas sorang penerima telepon secara efektif bila memenuhi unsur berikut ini.

1. Caring, memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.
2. Commited, perasaan terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah yang patut diemban kepada orang lain.
3. Confident, penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considerate, bersahabat, empati, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled, dapat menahan diri agar tidak terpancing emosi ketika berbicara dengan penelepon.
6. Creative, bertindak dengan cara yang bijak dalalm menerima telepon.
7. Contagious, bersikap gembira, antusias, tenang bila berbicara pada penelepon.

Ketika melakukan percakapan via telepon, usahakan berbicara dengan suara yang baik, phonogenic. Phonogenic sendiri berarti suara yang baik dalam melakukan dialog melalui telepon. Suara yang dimaksud dapat memberikan kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh perhatian.

Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria sebagai berikut:

1. Berbicara dengan kecepatan normal
2. Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon
3. Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi
4. Berbicara dengan rasa santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelepon.

Peralatan yang digunakan dalam menangani telepon adalah sebagai berikut.

1. Pesawat telepon, Hand Phone,
2. Kalender Meja
3. Jam
4. Alat tulis
5. Lembar pesan telepon
6. Daftar Nomor telepon
7. Blok note

Berikut ini contoh lembar pesan telepon

Jangan lupa baca Jenis dan Fungsi Telepon Seluler