Keuntungan Dan Kelemahan Asas Pengolahan Arsip

arsip

Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip, terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan. Lebih lanjut baca Asas-asas Dalam Kearsipan

Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

Keuntungan 
Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.
  1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur
  2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
  3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.
  4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
  5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
  6. Pengawasan menjadi lebih mudah.

Kelemahan
Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.
  1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
  2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.
  3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
  4. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja dalam organisasi masing-masing.

Keuntungan 
Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.
  1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
  2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.
  3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
  4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

Kelemahan
Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.
  1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
  2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
  3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.
  4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
  5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja dapat melakukan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Keuntungan
Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.
  1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
  2. Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
  3. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
  4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.
  5. Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

Kelemahan
  1. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.
  2. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.
  3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

Postingan terkait:

1 Tanggapan untuk "Keuntungan Dan Kelemahan Asas Pengolahan Arsip"