Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan

surat peringatan

Surat peringatan adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang ditujukan kepada karyawan atau relasi yang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

Surat peringatan dapat dibedakan atas surat peringatan jabatan, dan surat peringatan niaga.

Surat Peringatan Jabatan

Surat peringatan jabatan adalah surat peringatan yang dikeluarkan oleh kantor atau instansi untuk para karyawannya yang melanggar peraturan kedinasan yang telah ditetapkan. Misalnya; seseorang karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa mengirimkan surat pemberitahuan kepada pimpinan. Hal ini sering ia lakukan sampai berulang kali. Bagi karyawan tersebut, sepatutnya pimpinan memberikan surat peringatan.

Sebelum pimpinan mengirimkan surat peringatan hendaknya memanggil karyawan tersebut dan diajak bicara atau dialog dari hati ke hati, mengapa ia melakukan hal-hal semacam itu. Bila hal ini tidak membuahkan hasil sehingga karyawan tersebut mengulangi perbuatannya, maka pimpinan mengirimkan surat peringatan.

Surat peringatan dikirimkan secara bertahap yaitu:
  1. Peringatan pertama bersifat mengingatkan kepada karyawan akan sikap dan kelakuannya yang sering tidak masuk kerja tanpa ada alasan dan pemberitahuan.
  2. Surat peringatan kedua isinya lebih keras lagi dengan ancaman tidak naik tingkat, tidak punya prestasi dan mungkin karyawan tersebut akan diskor.
  3. Surat peringatan ketiga lebih keras lagi, karyawan tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.
Surat peringatan jabatan pada umumnya berbentuk formulir. Petugas tinggal mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuannya.

Surat Peringatan Niaga

Surat peringatan niaga adalah surat peringatan dari perusahaan yang mempunyai posisi sebagai kreditur mengirimkan suratnya kepada pihak debitur untuk mengingatkan tentang hutang yang belum dilunasi sementara tanggal pelunasan sudah melapaui waktu jatuh tempo.

Relasi yang tidak menepati janji atau melanggar janji yang sudah disepakati bersama harus mendapat peringatan. Tetapi walaupun demikian pihak kreditur tetap harus menjaga hubungan baik. Bentuk dan caranya harus dimulai dari hal yang paling sederhana, seperti dengan mengirimkan salinan faktur atau kartu peringatan tercetak, kemudian baru dengan surat peringatan bila kedua cara tersebut tidak berhasil.

Dalam surat peringatan niaga/bisnis pengirimannya juga dilakukan secara bertahap, yaitu;
  1. Surat peringatan pertama tidak langsung menagih hutang, tetapai menawarkan terlebih dahulu, baru kemudian diselipkan kalimat-kalimat yang tujuannya mengingatkan debitur, atau pada waktu menawarkan barang dilampirkan rekening yang belum lunas.
  2. Surat peringatan kedua, langsung pada sasarannya yaitu mengingatkan lagi rekening dan utang yang belum dilunasi dengan cara yang lebih tegas.
  3. Surat peringatan ketiga, lebih keras lagi disertai penyesalan dari sikap debitur yang ingkat janji.

Kegunaan Surat Peringatan

Surat peringatan jabatan maupun surat peringatan niaga/bisnis memiliki berbagai kegunaan seperti:
  1. Untuk mengingatkan kepada yang bersangkutan supaya melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh disiplin.
  2. Supaya mendapat perhatian dari pihak-pihak lainnya, bahwa ketidakdisiplinan dan ketidaktertiban tidak akan dibiarkan berlangsung terus.
  3. Untuk mengingatkan kepada pihak debitur tentang utangnya, kemungkinan debitur lupa terhadap hutangnya.
  4. Untuk mengajak saling menjaga nama baik antara pihak debitur dan pihak kreditur.
  5. Untuk saling membantu mencari jalan keluar antara pihak yang terkait, karena kemungkinan karyawan tersebut mempunyai masalah sehingga melalaikan kewajibannya.

Lainnya dapat dibaca Fungsi Surat Bisnis/Niaga


Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan"

Post a Comment