Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor
 |
| ruangan kantor |
Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya adalah kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.
Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut:
Penerimaan Barang
Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada penerima sebelum barang tiba.
Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan menerima barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai tempat penerimaan, tempat penyimpanan barang, panitia penerima atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut:
- Satuan kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang ahli sulit dicari, barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah diadakan ujicoba.
- Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun pemeriksaan fisik.
- Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. Berita acara tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.
1. Nomor berita acara
2. Hari, tanggal, dan tempat pembuatan berita acara
3. Nama anggota panitia pemeriksa
4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan
5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor
6. Hasil pemeriksaan tentang kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang
7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan
8. Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja.
Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita acara, informasi dalam berita acara dapat dituliskan di lembaran tambahan sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, misalnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut:
1. Peralatan mesin, misalnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang.
2. Bukan peralatan mesin, misalnya nomor urut, nomor kode barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice. - Berita acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut.
1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan
2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang
3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan
4. Satu berkas untuk bagian tata usaha - Semua dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.
Penyimpanan Barang
Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan pemeriksaan, bagian penyimpanan segera melaksanakan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan sebagai berikut.
- Disimpan sebagai barang sediaan
- Disimpan dalam proses pemakaian
- Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan.
- Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara.
- Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar.
- Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian dalam.
- Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
- Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, dapat digunakan untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
- Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut.
1. Nomor urut yang dibuat secara kronologis
2. Nama dan alamat pengirim
3. Tanggal penerimaan
4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
5. Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya.
6. Satuan dalam buah atau unit.
7. Jumlah barang
8. Harga satuan dan jumlah barng
9. Keterangan - Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.
1. Nama barang
2. Kode barang
3. Satuan barang
4. Sediaan barang minimum
5. Sediaan barang maksimum
6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang
8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
9. Sisa barang
10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang
11. Keterangan
Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jika sudah penuh diganti dengan kartu baru dan diberi nomor urut.
Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang. - Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut
1. Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan
2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban
b. Pengendalian informasi
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang. - Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut.
- Setiapgudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara tepat dan cepat barang sediaan tertentu.
Pengeluaran Barang
Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.
Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang karena kesalahan mengirim.
Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani penerima barang dan yang menyerahkan barang.
Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar secara cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya.
Materi lainnya Penghapusan Peralatan Kantor
Posting Komentar untuk "Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor"