Fungsi Surat Bisnis/Niaga

Walaupun perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berkembang sangat pesat seperti telepon, faksimile, telepon genggam, televisi, radio, telegram, komputer dan lain sebagainya, namun surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi sebagai berikut.

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
3. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan  pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena perngirim pesan dapat mempersiapkannnya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya.

Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca dapat membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dala surat tersebut dapat dipahami sebaik-baiknya.

Kelebihan lain yang tidak kalah pentingnnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.

Artikel lain: Menulis Surat Penawaran dan Penjualan yang Baik