Etika Dalam Menulis Email

Dalam dunia korespondensi modern, terdapat cara baru dalam berkirim surat dengan menggunakan surat elektronik (e-mail). Pada dasarnya proses tata cara penulisan baik menggunakan surat maupun email adalah sama karena kaidah tersebut berlaku secara umum.

Etika ini diperlukan agar tiap pengguna email memiliki rasa tanggung jawab dan memberikan perasaan aman dan nyaman kepada orang lain ketika melakukan korespondensi via internet.

Lalu etika apa saja yang harus diperhatikan ketika hendak menulis emai?, berikut beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menulis email.

1. Dalam mengirimkan pesan lewat email, sebaiknya cantumkan nama diri yang sebenarnya. Hindari penggunaan nama samaran atau panggilan, pencantuman nama asli dapat menunjukkan adanya rasa tanggungjawab terhadap pesan-pesan yang disampaikan dalam email.
2. Cantumkan ringkasan tentang apa yang ingin disampaikan dalam email tersebut pada kolom subject. 
3. Isi pesan yang disampaikan haruslah tetap mengacu pada kaidah umum seperti sederhana, ringkas, jelas, mudah dipahami penerima pesan. Penyampaian pesan yang baik dengan sendirinya akan memudahkan pemahaman penerima pesan.
4. Hindari penggunaan kata hasutan, menghina, mengejek atau mengumpat karena hanya akan menimbulkan permusuhan dan ketidaksenangan pada si pengirim email.
5. Hindari pengiriman virus, spyware, malware dan sejenisnya yang dapat merugikan si penerima pesan.
6. Dalam membalas email sebaiknya diedit lebih dahulu bagian yang tidak perlu ditampilkan atau bagian mana yang ingin dihapus.
7. Abaikan email berantai dan tidak jelas maksudnya.
8. Gunakan BBC (blind carbon copy) ketika mengirim email ke banyak orang untuk menghindari akun email disalah gunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
9. Hindari penggunaan CC (carbon copy) ketika akan mengirim email ke sejumlah orang, karena hal itu akan membuat orang lain tahu siapa saja alamat email lain yang anda kirimkan secara bersamaan.
10. Hindari pengiriman email yang berulang-ulang baik dengan topik yang sama atau berbeda (spam). Pengiriman email yang berulang akan membuat rasa tidak nyaman bagi penerima pesan email.
11. Sabar dalam menunggu balasan email. Karena setiap orang memiliki kesibukan masing-masing. Oleh karena itu jika email tidak segera dibalas kemungkinan besar orang tersebut memiliki kegiatan lain yang sedang dikerjakan.
12. Perlakukan email secara personal. Jangan sampai orang lain dapat mengirim email namun mengatasnamakan alamat email anda. Bisa jadi suatu saat alamat email kita disalah gunakan.
13. Hindarkan jawaban yang terlalu singkat ketika membalas (reply) email yang ditujukan kepada anda. Membaca jawaban yang singkat ketika surat yang kita kirim lumayan panjang tentu saja tidan nyaman.
14. Hindari penggunaan huruf kapital pada pesan yang anda kirimkan. Penulisan pesan dalam huruf besar dianggap tidak sopan dan terkesan seolah teriak atau marah. Gunakanlah huruf kapital pada kata-kata tertentu.
15. Hindari penggunaan font secara berlebihan dalam menulis email. Gunakanlah font yang wajar dan mudah terbaca sewajarnya, misalnya ukuran 11 dan 12.
16. Hindari pengiriman email dengan kapasitas besar, misalnya pengiriman file dalam ukuran megabyte. Sebab semakin besar kapasitas file, maka akan memperlama proses loading, sehingga waktu tunggu menjadi lebih lama.
17. Hindari penulisan tanda baca yang salah dalam penulisan email. 
18. Jawablah segera jika ada email masuk. Jawab email tersebut sewajarnya dan secepat mungkin. Jangan membiarkan email masuk tanpa memberikan jawaban apapun, karena hal itu akan mengecewakan si pengirim pesan.

Artikel terkait: Kelebihan dan Kekurangan Email