Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan Saat Membeli Peralatan Arsip

Peralatan yang digunakan pada kearsipan memiliki pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, diharapkan tujuan arsip akan tercapai dengan baik serta arsip tidak mudah rusak. Oleh karena itu peralatan arsip harus benar-benar berkualitas baik.

Terdapat berbagai macam peralatan arsip yang bisa kita jumpai di toko-toko yang menjual peralatan kantor. Namun sebelum membeli peralatan tersebut, ada baiknya kita merujuk pada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat membeli peralatan arsip diantaranya;

1. Peralatan yang disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakah jumlah arsip terus berkembang setiap tahun.
4. Peralatan yang digunakan harus memberikan kemudahan, mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya
5. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan.
6. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
8. Biaya yang tersedia..

Demikian beberapa hal yang harus diperhatikan saat membeli peralatan arsip, belilah peralatan yang dibutuhkan dan pilihlah peralatan tersebut sesuai dengan keperluan juga anggaran yang sudah kamu sediakan.

Sumber:

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Sri Endang Dkk.