Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat  ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.

Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

sumber gambar: http://en.wikipedia.org/wiki/Airmail

• Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

kop surat

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

2. Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

• Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

leher surat

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat

Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi

• Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

badan surat

Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,

Salam bahagia,

dan sebagainya

Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka. 

Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

• Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

kaki surat

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Singkatan (Inisial)

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.

Namun untuk menjadi pegawai administrasi yang baik ada baiknya sebelum memulai membuat surat tersebut hendaknya memerhatikan syarat penulisan surat yang baik.