Penyusutan Arsip

Ketika kita bekerja pada sebuah institusi/perusahaan, maka akan kita jumpai berjenis-jenis arsip yang mana terkadang arsip tersebut sudah inaktif. Untuk mengatasi semakin bertumpuknya arsip inaktif maka sudah seharusnya arsip-arsip tersebut di rapikan, dengan cara disusutkan. Apakah penyusutan itu?, berikut ini akan kita kaji tentang penyusutan arsip.

Penyusutan Arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979, adalah sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), atau BAD (Badan Arsip Daerah).

Menurut Drs. Jonner Hasugian, M. Si. Penyusunan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

Jika kita simak berbagai penjelasan diatas maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip kepada pihak lain.

Tujuan Penyusutan Arsip
Berikut adalah tujuan diaadakannya penyusunan arsip.
a. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
Efisiensi dan efektifitas pengeloaan arsip akan terjadi jika kegiatan penyusutan ini dilaksanakan, betapa tidak, jika setiap hari ada beberapa tumpuk arsip, bisa dibayangkan jika hal itu terjadi setiap hari, setiap minggu, setiap bulan?, tentu saja arsip tersebut akan bertumpuk. Yang semula hanya membutuhkan satu kotak, semakin bertambah arsip maka akan membutuhkan beberapa kota, mungkin juga 1 ruangan bahkan lebih. Akan semakin banyak biaya yang dikeluarkan jika tidak segera melakukan penyusutan terhadap arsip yang inaktif.

b. Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna
Semakin banyak arsip yang bertumpuk, selain akan merusak pemandangan, menghabiskan tempat, juga akan menambah beban pekerjaan di kantor. Untuk itu sangat diperlukan penyusutan terhadap arsip yang sebenarnya tidak terlalu penting, dengan disusutkan akan terpisah antara arsip yang benar-benar penting untuk disimpan, dan arsip yang sudah tidak penting lagi untuk disusutkan.

c. Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial
Dengan adanya penyusutan, maka pemeliharaan terhadap arsip akan semakin mudah, dan hal ini akan membuat pemeliharaan arsip penting akan semakin sering dilakukan. Hal ini tentunya akan menjamin keselamatan suatu arsip, apalagi jika arsip tersebut merupakan arsip-arsip penting nasional.

Teknik Penyusutan Arsip
Untuk melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses penyusutan dapat berjalan lancar. Adapun teknik-teknik penyusutan adalah sebagai berikut:
a. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah.
Berikut adalah contoh jadwal retensi arsip.

Contoh Jadwal Retensi Arsip

b. Berdasarkan nonjadwal retensi

Pada teknik penyusunan arsip nonjadwal retensi arsip dilakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Pelaksanaan pembenahan arsip.

2. Penilaian arsip

3. Penyusan daftar arsip

4. Pelaksanaan penyusutan

5. Perencanaan pembenahan arsip

Pemindahan Arsip

Apabila disuatu kantor pengelolaan arsipnya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih aktif maka arsip tersebut dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, dan apabila arsip tersebut inaktif maka dikelola diarsip pusat. Waktu pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

Adapun cara pemindahannya adalah sebagai berikut.

1. Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang akan diserahkan (Daftar Pertelaan)
2. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

Penyerahan Arsip

Apabila sudah waktunya untuk memusnahkan arsip maka arsip tersebut segera dimusnahkan, hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional saja yang tidak dimusnahkan tetapi deserahkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai karya bangsa. Arsip ini disebut arsip statis, atau dengan kata lain arsip statis adalah arsip yang masih memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan nasional, tetapi tidak digunakan dalam kegiatan administratif sehari-hari.

Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional, ditetapkan dalam PP No. 34 tahun 1976 tentang penyusutan arsip, sebagai berikut.

• Arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
• Arsip yang disimpan oleh badan-badan nasional daerah harus diserahkan kepada Badan Kearsipan Daerah.
• Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnnya sekali dalam 10 tahun, serta dilaksankan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapuskan keberadaan arsip dari tempat penyimpanan atau tindakan penghancuran fisik arsip yang dilakukan secara total. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan dapat juga dilakukan oleh unit kearsipan. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

a. Pembakaran arsip

b. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas

c. Penghancuran menggunakan bahan kimia

Adapun prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut.

a. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan

b. Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan

c. Laksanakan pemusnahan dengan menghadirkan saksi

Pemusnahan dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab dengan 2 orang saksi dari pejabat hukum dan pemusnahan. Mereka yang nantinya akan menandatangani berita acara pemusnahan dan Daftar Pertelaan.

Dokumen pemusnahan arsip adalah sebagai berikut.

a. Surat rekomendasi tim

b. Surat persetujuan Kepala ANRI

c. Surat keputusan Direktur Instansi Terkait

d. Berita Acara

e. Daftar arsip yang dimusnahkan

Demikianlah proses penyusutan dalam sistem kearsipan, penyutan itu sendiri merupakan kegiatan mengurangi arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan kepada pihal lain.

-----------------

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati. Armico