Kerugian Perusahaan Jika Tidak Menggunakan HRIS Software

Kesalahan atau error pada spreadsheet sering ditemukan akibat beberapa faktor. Di antaranya karena kesalahan manusia, overload data, sampai risiko komputer yang error. Kehilangan data hanyalah salah satu kerugian yang menyebalkan, belum lagi perusahaan berpotensi terkena denda dan kehilangan kepuasan dari para karyawan. 

Inilah yang menjadi alasan perusahaan untuk memutuskan beralih ke sistem HRIS yang lebih baik, dengan mekanisme yang jauh lebih aman dibandingkan dengan spreadsheet. 

Apa itu HRIS software? 

HRIS software merupakan software atau aplikasi online yang berguna untuk data entry, melacak data dan menjadi sumber informasi untuk berbagai departemen HR. Termasuk SDM, payroll, pihak personalia dan departemen akuntansi. Berikut ini beberapa kerugian yang dialami perusahaan apabila tidak memakai HRIS software:

Baca Juga : Mengenal HRIS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

1. Akses Data Terlalu Lamban

Karena menerapkan sistem data yang berbasis spreadsheet atau excel, data harus dikirimkan per file dengan email atau intranet di dalam perusahaan. Hanya saja, hal ini akan menjadi masalah karena data menjadi tidak terupdate secara real – time. Dalam beberapa kasus, hal ini menimbulkan ambigu data karena ada beberapa orang yang memproses satu file dengan nama file berbeda. Oleh sebab itu, pengolahan data berbasis spreadsheet semacam itu sudah tidak relevan digunakan 

Dengan menggunakan HRIS software, HR tidak lagi perlu meminta data dari kantor cabang yang jauh untuk membuat report konsolidasi. Hal ini dikarenakan penggunaan software HRIS berbasis web yang membuat HR dapat mengakses data karyawan dengan cepat berbasis cloud. 

2. Memperbesar Faktor Kesalahan Manual

Setiap karyawan tentu berusaha keras untuk memberikan yang terbaik. Namun, tentu sebagai manusia, karyawan juga tidak dapat terlepas dari kesalahan. Perhitungan yang salah tentu memberikan dampak yang buruk bagi perusahaan.

Dengan adanya HRIS software, perusahaan dapat terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak, ataupun resiko kehilangan data karena sistem pengelolaan data karyawan dapat dilakukan secara otomatis. 

3. Risiko Kehilangan Data

Data karyawan merupakan data informasi yang bersifat sensitif karena hanya beberapa orang yang dapat mengaksesnya. Data karyawan sudah seharusnya dilindungi dan menjadi aset terpenting perusahaan. 

HRIS software dapat menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang – orang tertentu yang dapat mengakses data tersebut.

4. Rumit Karena Berbasis Kertas

Masih cukup banyak perusahaan yang masih menggunakan kertas dalam proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat. Karena penggunaan kertas ini, staf HR harus lembur untuk menginput data satu per satu dari form tersebut ke spreadsheet atau excel. 

Dengan menggunakan HRIS software, karyawan dapat langsung menginputkan data sendiri untuk pengajuan ijin, cuti, dan lain sebagainya. Sehingga HR dapat langsung mengakses dan memproses data tersebut tanpa menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan lebih efisien biaya membeli kertas.

5. Harus Datang Langsung ke Kantor

Bayangkan berapa rupiah yang harus dikeluarkan apabila tim HR harus datang langsung ke kantor hanya untuk mengedit atau mengunggah data? Padahal, di era digital semua perusahaan diharapkan dapat lebih efektif dan efisien biaya. Termasuk biaya transportasi. 

Dengan menggunakan HRIS software yang menggunakan sistem cloud, HR dapat mengakses data SDM perusahaan dimana saja dan kapan saja dengan sangat cepat.

6. Menghambat Komunikasi Antar Divisi

Perusahaan di era milenial harus beradaptasi dengan perubahan data yang serba cepat dan dinamis. Komunikasi antar divisi bisa saja terhambat, terutama jika kantor cabang berada di luar kota atau luar daerah yang terkadang jarak tempuhnya cukup jauh. 

Dengan menggunakan HRIS software, HR dapat dengan mudah menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung melalui akun karyawan.

***

Itulah beberapa kerugian perusahaan yang mengabaikan pentingnya manfaat HRIS software. Pastikan perusahaan Anda telah menerapkan platform LinovHR berbasis HRIS software. Dengan LinovHR, pekerjaan HR dapat menjadi lebih mudah, cepat dan efisien. HRIS software dari LinovHR sudah terjamin kualitasnya dan menjadi andalan bagi banyak perusahaan di seluruh Indonesia. Hubungi tim sales kami sekarang untuk penawaran harga spesial dan akun trial GRATIS!