Perbedaan Arsip, Dokumen, dan Warkat

Dalam pelajaran kearsipan kita sering sekali mendengar istilah arsip, dokumen, pustaka, ataupun warkat, namun sudah tahukah Anda apa arti dari kata-kata tadi?. Penjelasan berikut ini akan membahas perbedaan antara arsip, dokumen, pustaka, dan warkat.

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

Pengertian Arsip Berdasarkan Pendapat Para Ahli

1. Arsiparis  Italia,  Eugenio  Casanova  (1867-1951)  dalam  bukunya Archivistica (Seina  1928) Arsip sebagai  penambahan  secara  tertib dokumen-dokumen  yang  diciptakan selama kegiatannya oleh  suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
2. Arsiparis  Jerman,  Adolf  Brenneke  (1875-1946)  dalam  bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu  badan  atau  badan  hukum  yang  dimaksudkan  untuk  pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
3. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
4. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan warkat yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan hasil  dari kegiatan  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Baca juga Jenis-Jenis Arsip Media Baru

Pengertian Arsip Berdasakan Undang-Undang

Menurut UU No. 7 tahun 1971  tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  pasal 1

yang  dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah.

1. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  lembaga-lembaga  negara dan  badan-badan  pemerintah dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  badan-badan  swasta dan  atau  perorangan, dalam bentuk  dan  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

PP No 28  tahun 2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Menyatakan yang dimaksud  dengan  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

PP No 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Disimpulkan bahwa  arsip  tidak  hanya  berupa  dokumen  berbentuk  kertas  yang  tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai  media  sesuai  dengan perkembangan zaman,  contoh  dari  arsip tersebut  dapat  berupa  kaset,  CD/DVD,  atau  media  lainnya sesuai  dengan perkembangan  zamannya.  Dan  untuk  penyerahan  arsip  itu  sendiri  tidak harus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan.

Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal  ini  akan  memudahkan  penggunaannya  selain  itu penyimpanan  arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan  cara mengklasifikasi  berdasarkan  abjad,  subyek, numeric, dan kode klasifikasi.

Baca Artikel: Pemilihan Arsip yang Sesuai

Arsip  aktif  merupakan  bagian  penting  dalam  mendukung  kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk  itu  arsip  aktif  harus  selalu  tersedia  pada  saat diperlukan  maka disimpan ditempat yang mudah untuk diambil.

Arsip  inaktif  adalah  arsip  aktif  yang  telah  selesai diproses  dan  telah menurun frekuensi memakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam  organisasi  atau  dapat dimusnahkan  dengan  memperhatikan karakteristik  dan  nilai  guna  dari  arsip  tersebut.  Untuk  melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuah kerangka  system disentralisasi atau  sentralisasi.

2. Dokumen

Dokumen  menurut  bahasa Inggris adalah “Documentation” dan  menurut bahasa  latin “Documentum”. Banyak  pengertian  dokumen  di  antaranya  dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat  informasi,  biasanya, dokumen  ditulis  di kertas dan informasinya  ditulis memakai tinta baik  memakai  tangan  atau memakai  media  elektronik  (seperti printer).

Menurut  kamus  kepegawaian yang  dimaksud  dengan  dokumen  adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai  keterangan-keterangan di  pilah  untuk dikumpulkan,  disusun, disediakan atau disebarkan.

Dari  pengertian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  dokumen  adalah  suatu yang  tertulis  dan  tercetak yang  dapat  digunakan  untuk  bukti  atau  keterangan. Dokumen-dokumen  itu  perlu  didokumentasikan, dokumentasi  merupakan  usaha untuk  melakukan pengumpulan,  pemilihan,  pengolahan,  dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, bahan referensi, dan lain-lain.

3. Warkat

Menurut  W.J.S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  Umum  Bahasa  Indonesia yang  dimaksud  dengan warkat  adalah  surat,  isi  surat;  pos,  lembaran  surat  pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat dapat dilihat dari 2 segi, yaitu :

1. Pengertian Secara Sempit. Menurut Kamus  Besar  Bahasa Indonesia (KBBI), warkat dapat berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian Secara Luas. Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat,  catatan-catatan,  perhitungan-perhitungan,  grafis-grafis,  atau  gambar-gambar)  yang  masih memiliki  kegunaan  sebagai  bahan  informasi  dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan  pengertian  tersebut  berarti  tidak  semua  catatan,  grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan  gambar-gambar  tersebut  masih  memiliki  kegunaan  sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. 

Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak dapat disebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih memiliki kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.

Baca artikel Pemeliharan Arsip