Membuat Surat Penolakan yang Baik

Dalam kehidupan sehari-hari baik itu dalam kehidupan pribadi maupun bisnis, sering terjadi hal-hal yang diluar perhitungan kita. Misalnya, surat lamaran kerja pada perusahaan A ternyata dibalas dengan surat penolakan. Ataupun sebaliknya kita membuat sepucuk surat penolakan kepada pihak lain.

Tidak jarang kita menerima tanggapan atau reaksi negatif, bahkan antagonis dari mereka. Hal ini disebabkan pihak tersebut menganggap permohonannya benar dan dapat diterima. Tanggapan terhadap penolakakn tersebut memiliki variasi sesuai dengan isi, sifat dan maksud dari penolakan tersebut.

surat penolakan

Jika penolakan disampaikan dengan nada yang tidak bijaksana, tentu akan mengundang reaksi yang berlawanan (oposisi), namun sebaliknya jika penolakan itu disampaikan dengan nada halus dan bijaksana, mungkin mereka akan menerima dan menghargai.

Sebagai conto, apabila surat penolakan tersebut diawali dengan kalimat "Tidak bisa, maaf kami tidak bisa memenuhi permintaan Saudara" , sudah pasti akan membuat sipembaca tersinggung dan marah. Oleh karena itu, dalam menulis surat penolakan, kita harus pandai-pandai membuat kesan agar penolakan tersebut tidak dirasakan oleh pembacanya. Semua itu harus dilakukan demi terpeliharannya hubungan yang baik.

Beberapa hal yang perlu diungkapkan dalam surat penolakan agar terkesan santun adalah sebagai berikut:

  1. Pernyataan/pengakuan telah menerima permohonan.
  2. Menerangkan situasi/alasan sehingga perlu membuat penolakan.
  3. Penolakan harus disampaikan dengan tenang, halus dan bijaksana.
  4. Saran yang konstruktif atau rencana pilihan.
  5. Pendekatan untuk kepentingan bisnis.
  6. Penutup dengan nada yang bersahabat.
Selain faktor diatas, faktor lain adalah ketepatan dan kecepatan dalam mengirim surat penolakan. Memang, semua surat harus dibalas dengan segera. Namun, keecpatan dalam menyampaikan penolakan adalah sangat penting terutama tentang hal yang bersangkutan dengan permintaan, claim, order.

Dengan demikian kita telah memberi kesempatan pada orang yang bersangkutan untuk mencari alternatif lain tanpa harus menunggu berlarut-larut.


Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Membuat Surat Penolakan yang Baik"

Post a Comment