Cara Membuat Mail Merge Pada Word 2010/2013

Mail merge merupakan salah satu program dari Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat surat/dokumen atau naskah lainnya secara massal (banyak) dengan alamat/tujuan atau isi yang berbeda. Sebagai contoh, jika ingin mengirim surat undangan kepada 100 orang teman, maka surat diketik cukup 1 lembar saja, kemudian buatlah alamat penerima undangan sebanyak 100 orang dengan menggunakan fungsi mail merge di word, maka dengan mudah surat akan dicetak sebayak 100 lembar dengan alamat berbeda.

Menu mail merge dapat diakses dari menu Mailings lalu start mail merge. Atau lebih jelas lihat gambar dibawah ini.

panduan mail merge 1

Agar lebih jelas mengenai fungsi mail merge, maka kita akan membuat amplop surat menggunakan mail merge. 

Contoh sebagai berikut. “Anda diminta membuat amplop surat kepada 5 orang teman sekelas anda, dengan nama dan alamat berbeda (nama, alamat dibuat sendiri)”.

Awal mula yang harus kita lakukan adalah, mempersiapkan nama dan alamat teman sekelas yang akan dibuat amplopnya, jangan lupa pula menyediakan amplopnya. Alamat yang kita gunakan kali ini hanya 5 orang saja untuk mempercepat latihan mail merge ini.

Langkah pertama adalah dengan membuka menu mailings, kemudian pilih start mail merge, dan pilih envelopes, lebih jelas lihat gambar dibawah ini.

panduan mail merge 2

Langkah selanjutnya setelah memilih menu envelopes akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini

panduan mail merge 3

Kalau sudah muncul kotak dialog seperti gambar diatas, pilihlah  ukuran amplop yang akan kita buat lalu klik OK. (amplop yang digunakan adalah amplop ukuran 10, amplop ini merupakan amplop HVS putih biasa yang banyak tersedia dipasaran).

Maka lembar kerja akan berubah menjadi ukuran amplop sesuai dengan keinginan kita, seperti gambar berikut ini.

panduan mail merge 4

Setelah lembar kerja kita sudah berubah menjadi ukuran amplop, maka langkah selanjutnya kita akan mengisi alamat amplop yang dituju dan alamat pengirim amplop.

Maka langkah selanjutnya dengan memilih menu select recipients lalu pilih type a new list, seperti gambar dibawah ini

panduan mail merge 5

Setelah dipilih menu type a new list maka muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

panduan mail merge 6

Setelah muncul kotak dialog seperti gambar tadi, kemudian kita akan merapikan column yang ada agar terlihat lebih rapi dan sesuai dengan yang kita butuhkan. Untuk mengeditnya pilih costumize columns.

Maka akan muncul kotak dialog seperti ini.

panduan mail merge 7

Untuk contoh soal yang tadi kita akan merubah columns diatas menjadi columns nama, alamat, No. Hp. 

Maka akan berubah menjadi sebagai berikut ini.

panduan mail merge 8

Langkah selanjutnya setelah  columns  kita perbaiki, maka kita tinggal mengisi data yang ada pada columns tersebut. Data yang sudah terisi akan terlihat seperti dibawah ini.

panduan mail merge 9

Jika sudah mengisi formulir seperti diatas selanjutnya pilih ok maka akan diminta lokasi penyimpanan data yang sudah kita buat tadi. Pilih lokasi yang mudah diingat, lalu ok. Maka data mail merge kita sudah tersedia.

Langkah selanjutnya adalah menempatkan data tersebut pada amplop yang sudah kita buat sebelumnya.

Perhatikan gambar dibawah ini.

panduan mail merge 10

Pada gambar diatas terlihatlah untuk menggunakan data yang sudah kita simpan tadi menggunakan menu insert merge field. 

Caranya pilih column yang akan dimasukkan lalu di klik, maka secara otomatis akan muncul tulisan seperti yang tertera pada gambar diatas.

Hal yang sama juga dilakukan untuk column-column yang lain. Yang perlu diingat adalah agar meletakkan column-column tersebut sesuai pada tempatnya.

Untuk melihat hasil akhirnya menu yang dipilih adalah preview result. Jika sudah seperti gambar dibawah maka selesailah pembuatan mail merge.

panduan mail merge 11

Langkah terakhir adalah dengan mencetak mail merge tersebut pada menu dibawah ini

panduan mail merge 12

Maka secara otomatis akan tercetak 5 amplop dengan nama, alamat dan nomor Hp yang berbeda. Jika ingin membuat surat atau dokumen yang lain, maka cara yang sama dapat dilakukan, yang sedikit berbeda jika ingin membuat surat/dokumen lain yang ingin dimailmerge kan, maka pilihlah menu Start mail merge lalu pilih Letters.

Tutorial lain dapat dibaca Cara Membuat Bingkai Pada Ms. Word 2010/2013