Cara Membuat Kop/Kepala Surat di Word

Jika hendak membuat sepucuk surat resmi, tentu saja tidak terlepas dari pembuatan kop atau kepala surat. Apakah kop surat sudah dicetak sebelumnya, atau kop surat tersebut sudah diformat dalam komputer sehingga penulis surat tinggal mengetik isi suratnya saja.

Sebelum kita membuat kop surat di word, kita harus mengetahui bagian-bagian dari kop surat tersebut. Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha (optional)

Lebih lanjut tentang fungsi kop surat baca : Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya

Setelah mengetahui bagian-bagian kop surat seperti tertera diatas, maka kita akan membuat sebuah kop surat seperti contoh berikut ini.

contoh kop surat

Untuk membuat kop surat seperti contoh diatas caranya adalah sebagai berikut:

• Buka Ms. Word (tutorial ini dapat digunakan pada word versi 2007, 2010, 2013), kemudian pilih menu Insert kemudian menu Header lalu pilih Edit Header. 

menun insert dan header

menu header dan edit header

• Setelah langkah diatas, maka ketikanlah identitas perusahaan seperti pada contoh diatas (atau gunakan alamat perusahaan anda). Ketikkan seperti biasa dan modifikasi supaya berkesan lebih formal dan dinamis (usahakan terlihat formal).

contoh kop surat 1

• Penting: Kop surat yang dibuat hendaknya diatas menu header seperti contoh kop surat 1 diatas.
• Selanjutnya kita akan menambahkan logo perusahaan pada samping kiri kop tersebut (tata letak logo dapat diletakkan dimana saja asal tidak merusak keindahan surat).
• Logo pada kop surat ini di download dari internet, Anda dapat menggunakan logo apa saja sebagai lambang perusahaan anda (namun pastikan logo tersebut mewakili jenis usaha perusahaan).
• Memasukkan logo dengan memilih menu Insert kemudian Pictures (pilih logo), lalu Insert.

memasukkan logo perusahaan

• Jika logo sudah masuk namun berantakkan susunannya Anda dapat merubah bentuk dan merubah tata letaknya dengan cara klik kanan pada gambar, lalu pilih Wrap Text kemudian Behind the Text. Setelah itu Anda dapat dengan bebas merubah posisi dan ukuran logo.

mengedit logo

• Logo sudah kita masukkan, kini giliran memberikan garis pada bagian paling bawah kop surat. Garis berfungsi selain sebagai pembatas antara kop surat dengan badan surat, juga berguna sebagai batas untuk memudahkan membaca surat tesebut. Garis pada kop surat dapat dibuat beraneka ragam, karena tidak ada batasan pasti pada pembuatan garis, bahkan kop surat tanpa garis pada bagian bawahnya juga tidak masalah.
• Untuk membuat garis kita dapat memilih menu Insert, lalu Shapes, kemudian pilih Line. Seperti gambar dibawah ini.

menu Insert, Shapes, Line

• Kemudian buatlah garis tersebut tepat di bagian bawah kop surat, untuk memperbesar garis tersebut dengan cara klik kanan pada garis kemudian pilih menu Outline pada Weight pilih ukuran garis yang diinginkan. Dapat pula merubah warna garis pada Theme colors yang disediakan.

menu outline, weight, theme colors

• Dengan menambahkan garis maka kop surat kita sudah selesai dan layak digunakan. Letakkan kursor pada bagian tengah lembar kerja dan mulailah mengetik surat Anda. Lihat seperti contoh dibawah ini.

kop surat siap digunakan

Pembuatan kop surat dengan cara seperti diatas membuat setiap lembar halaman berikutnya secara otomatis akan terisi kop surat yang sama, sehingga menjadi lebih praktis dan kita tidak perlu membuat kop surat berulang kali. Demikianlah cara membuat kop/kepala surat di word semoga dapat dipraktekkan dengan mudah dan bermanfaat.

Tutorial lain Cara Membuat Mail Merge di Word