Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.

1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4. Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum. 

Prinsip penyusunan standar  pelayanan agar dapat diimplementasikan dan menjadi alat sinergis antara pemberi layanan dengan penerima jasa layanan, maka dalam penyusunan standar pelayanan perlu menerapkan hal berikut:

1. Konsensus. Standar pelayanan yang diterapkan merupakan komitmen dan hasil kesepakatan antar pimpinan dan staf unit pelayanan dengan memperhatikan pihak yang berkepentingan, serta mengacu peraturan yang ada.
2. Sederhana. Standar pelayanan yang ditetapkan memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.
3. Konkret. Prosedur yang distandarkan harus dapat dimengerti dengan mudah dan mudah pula diterapkan oleh para pegawai.
4. Mudah Diukur. Standar pelayanan yang diterapkan dapat diukur penerapannya.
5. Terbuka. Standar pelayanan yang ditetapkan bersifat terbuka untuk mendapat saran dan masukan untuk penyempurnaan.
6. Terjangkau. Terjangkau artinya standar pelayanan dapat dilaksanakan secara baik dan benar.
7. Pertanggungjawaban. Pertanggungjawaban yaitu hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan sehingga dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
8. Ketepatan waktu. Dalam pencapaian suatu pekerjaan, sangat diperlukan prinsip ketepatan waktu agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan waktu yang ditentukan.
9. Kesinambungan. Prinsip kesinambungan memungkinkan prosedur-prosedur yang dibuat diperbarui mengikuti kebutuhan demi meningkatkan layanan.

Artikel sebelumnya silahkan baca Jenis-Jenis SOP