Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.

Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

pemeliharaan arsip
sumber gambar: http://www.opusarchives.org/blog/?tag=marija-gimbutas

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Selain itu kertas juga merupakan benda yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air, dan mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Berbagai jenis arsip dapat dilihat pada artikel Jenis-Jenis Arsip.

Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:

1. Faktor biologis
Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga. Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip oleh jamur dan serangga.

   - Jamur
  • Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
  • Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
  • Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
  • Perekat kertas menjadi rusak
  • Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya
   - Serangga
  • Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
  • Membuat sarang pada tumpukan arsip
  • Merusak jilid dan buku
  • Merusak kertas, foto dan label
  • Jenis serangga seperti rayap, ngengat
2. Faktor Fisik
  • Cahaya
  • Panas
  • Air
3. Faktor Kimiawi
  • Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
  • Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.
4. Faktor Bencana
Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip 

Lingkungan penyimpanan arsip meliputi ruangan arsip, kantor, gedung, atau lokasi dimana saja arsip disimpan. Kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, perlu mendapat pengamanan dari berbagai macam bahaya. Seperti kebakaran, kebanjiran, pencurian, sabotase. Perlu diingat kehilangan arsip adalah kehilangan informasi yang sangat berharga oleh karena itu, hendaknya selalu menjaga arsip dengan baik.

Untuk menjaga arsip dari kedua faktor diatas, berikut ini terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan perlindungan/pemeliharaan/pengamanan terhadap arsip, yakni sebagai berikut:
  1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat, Contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
  2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
  3. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
  4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
  5. Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
  6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
  7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
  8. Memasang detektor
  9. Pengecekan arsip secara priodik
  10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
  1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
  2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
  3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
  4. Mencegah terjadinya bencana
  5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
  6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat
Selain pemeliharaan arsip bersifat fisik, suatu organisasi/institusi juga perlu menjaga dan memelihara arsip elektronik, lebih lengkap baca Cara Pemeliharaan Arsip Elektronik

Refrensi:
Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk
Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati

Postingan terkait:

2 Tanggapan untuk "Pemeliharaan Arsip"

  1. thank you dino sobatku di unimed.... infonya sunggguh membantu tugas kuliahku...

    ReplyDelete
    Replies
    1. oke ika ktrok... semoga kuliah s2 dirimu lancar disana ya...

      Delete