Mengenal Surat Keluhan/Pengaduan

Pada dasarnya setiap perusahaan ingin bekerja seteliti mungkin. Begitu juga dalam pembuatan surat penawaran dan pesanan dicek dengan cermat, pengepakan barang diawasi dengan ketat, pengendalian mutu juga dilaksanakan dengan oleh ahlinya, dan perencanaan lainnya dengan harapan kesalahan maupun kerusakan yang akan timbul dapat berkurang. Akan tetapi, seperti sifat manusia yang tidak luput dari kesalahan terkadang terjadi pula berbagai kesalahan.

Surat Keluhan merupakan surat yang ditujukan kepada perusahaan/institusi berisi keluhan pelanggan terhadap produk/layanan dari perusahaan/institusi yang memberikan layanan baik berupa barang/jasa. Kesalahan yang terjadi dapat dikarenakan kesalahan manusia seperti kurangnya pengawasan dalam pengepakan barang, kelambanan pengiriman, kerusakan peti kemas dan lain sebagainya. Bisa juga dikarenakan faktor alam seperti bencana alam.


Jenis Pengaduan yang paling sering dikeluhkan adalah sebagai berikut:

• Nama/jenis barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang dipesan
• Barang yang dikirimkan rusak sehingga harus diganti atau diberi potongan harga
• Kualitas barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang diperlihatkan dalam sampel atau contoh barang.
• keterlambatan dalam pengiriman barang yang dipesan, akibatnya pemesan meminta pemotongan harga.
• Jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dipesan, sehingga perlu dikurangi atau ditambah.

Jika pemesan tidak puas dengan barang yang dipesannya, dia akan mengajukan tuntutan atau pengaduan. Hal ini tergantung pada alasan yang dikemukakan pihak pembeli/pemesan. Dalam dunia bisnis membuat surat pengaduan harus disusun secara cermat karena dalam tuntunan tersebut tercakup kerugian yang dialami pihak pemesan yang harus diganti oleh pihak pemasok atau penjual.

Pihak penjual yang menerima surat pengaduan atau tuntutan hendaknya meneliti dan menyelidiki kebenaran pengaduan tersebut. Seandainya kesalahan tersebut jelas ada pada pihak pembeli, pihak pemesan tidak boleh memojokkan pelanggan tersebut. Prinsip yang harus diambil adalah mencari penyelesaian dengan sebaik-baiknya demi kelestarian hubungan yang menguntungkan kedua belah pihak.

Baca juga Pengertian Faktur