Syarat Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang penting dalam suatu organisasi. Karena keterbatasan waktu, tenaga, dan biaya, seringkali manager sulit memonitoring secara langsung kegiatan di unit institusinya.

Disamping itu, terkadang para staf juga tidak memiliki kemampuan memonitoringf anak buahnya. Maka jalan terbaik untuk mengevaluasi adalah dengan cara melihat laporan baik secara tertulis maupun secara lisan.

Untuk membuat suatu laporan bisnis yang baik, paling tidak ada tiga hal yang harus dipenuhi yaitu, 1. Informasi yang disampikan akurat, 2. isi menunjukkan pertimbangan yang baik, 3. format sesuai dengan kebutuhan audience.

Akurat

Keakuratan laporan yang disampikan merupakan hal paling mendasar dan penting dalam leporan bisnis, dimana dengan akuratnya informasi yang diberikan manager dapat mengetahui kinerja unit yang bersangkutan, sehingga apabila unit tersebut mengalami kemerosotan akan cepat ditanggulangi. Sebaliknya jika unit tersebut mengalami peningkatan prestasi dapat diberikan prestasi dan lain sebagainya.

Untuk menghindari ketidakakuratan dalam penulisan pesan bisnis ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah:

- Jelaskan peristiwa yang terjadi secara konkret

- Laporkan semua kejadian yang relevan

- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektive

- Berikan bukti atas kesimpulan yang dibuat

- Sajikan bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda

- Tulis laporan secara objektif

sumber gambar: http://www.featurepics.com/online/Coffee-Glasses-Business-File-Table-508624.aspx

Keputusan yang Baik

Laporan yang sedang dibuat tidak hanya untuk kalangan internal saja, namun juga bagi pihak ektsternal instansi. Karena laporan bisnis sebagai suatu dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, maka sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung, menyerang, mengejek lawan bisnisnya. Audiens akan senang membaca laporan yang mencakup hal berikut:

- adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan

- melihat fakta yang tersedia

- menerima uraian atau cerita secara menyeluruh

- menggunakan bahasa yang mudah dipahami

Apapun laporan yang dibuat, hendaknya tetap menjaga perasaan suka dan tidak suka dalam pikiran audiens. Karena Anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda tetap menjadi perhatian utama, dan Anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.

Format, Sytle Laporan

Gunakanlah format laporan yang memang menjadi standar di instansi tersebut, hal ini guna menghindari ketidaksesuaian antara isi laporan dan format yang seharusnya. Dalam penentuan format apa yang digunakan, beberapa pertanyaan berikut mungkin akan membantu:

- siapa yang membuat laporan?

- apa masalah yang akan dilaporkan?

- kapan laporan tersebut dibuat?

- kemana laporan akan dikirim?

- mengapa laporan tersebut dibuat?

- bagaimana sikap audien?

setelah mengemukakan beberapa pertanyaan diatas barulah laporan dapat ditulis berdasarkan style atau gaya tulisan masing-masing. Berikut terdapat bentuk-bentuk surat yang dapat menjadi refrensi dalam penulisan surat.