Persiapan Pada Rapat Informal

Rapat informal merupakan rapat tidak resmi yang dilakukan sekumpulan individu di suatu instansi. Rapat tidak resmi dikarenakan beberapa hal yakni dilakukan secara mendadak, tidak direncanakan sebelemunya, mengundang dengan undangn yang tidak resmi seperti menggunakan sms, email, telepon dan lain sebagainya.


Meskipun rapat informal merupakan rapat yang tidak resmi, namun jika rapat tersebut menyangkut kegiatan diperusahaan, bisa dipastikan rapat tersebut memiliki agenda penting dalam pembahasannya. Oleh karena itu, meskipun merupakan rapat tidak resmi, seorang pegawai administrasi juga harus mempersiapkan hal-hal sebagai berikut:

rapat informal
  • Agenda rapat. Biasanya hanya satu topik masalah yang harus diselesaikan segera, agenda rapat pada rapat informal pada umumnya merupakan agenda mendesak, penting dan vital. Agenda rapat dapat disampaikan saat menyebarkan undangan rapat melalui alat komunikasi.
  • Undangan rapat. Biasanya diumumkan melalui jaringan sms, email atau dihubungi via telepon. Undangan rapat informal tidak menggunakan surat sebagai media karena acara rapat ini berlangsung secara tiba-tiba.
  • Peserta rapat. Peserta yang diundang biasanya hanya pihak-pihak yang terkait dengan masalah yang akan dibahas. Contohnya adalah rapat tentang "gudang produksi yang terbakar" maka pihak yang mengadakan rapat adalah pimpinan dengan beberapa manager yang terkait. 
  • Perlengkapan Rapat. Perlengkapan rapat yang perlu disediakan yaitu block note, pulpen, kalender, kalkolator, telepon.
  • Ruang rapat, ruang rapat yang digunakan biasanya ruangan yang tersedia di kantor atau di ruangan pimpinan.
  • Konsumsi, apabila rapat diperkirakan akan berlangsung lebih dari dua jam, biasanya perlu disediakan makanan ringan dan minuman.
Rapat informal juga mengharuskan seorang pegawai kantor mempersiapkan hal diatas, sebab meskipun bersifat informal namun informasi yang terkandung didalamnya merupakan informasi yang vital.

Baca juga Pengaturan Tempat Duduk Sewaktu Rapat

Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Persiapan Pada Rapat Informal"

Post a Comment