Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.

Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

• Mudah dilaksanakan dan digunakan
• Hemat tenaga dan peralatan
• Hemat waktu dan biaya
• Sederhana
• Fleksibel dan mudah dikembangkan
• Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.

1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

• Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
• Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2.  Sistem subjek cocok digunakan apabila

• Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

• Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

• suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.
• suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.
• suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

1. Rumah Sakit            : No. Identitas pasien
2. Kantor Pos              : No. Kode Pos
3. Bank                       : No. Rekening
4. Perguruan Tinggi      : No. Induk Mahasiswa
5. PLN                        : No. Rekening Listrik

Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.

Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.

Contoh:
Sistem subjek digabung dengan sistem abjad

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.

 Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.

Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad

• Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.

Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama.