Sistem Pengelolaan Kas Kecil

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Terdapat dua macam metode untuk mencatat kas yang dipergunakan pada pencatatan dana kas kecil, sistem tersebut adalah Sistem dana tetap (imprest fund system), Sistem dana tidak tetap (flucctuation fund method).

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Sistem dana tetap adalah sistem pencatatan kas kecil dimana besarnya jumlah dana awal kas kecil telah ditetapkan sama untuk setiap preriodenya. Sistem ini tidak mengenal penambahan/pemasukan dana kas di tengah periode.

Sistem ini sering digunakan di instansi pemerintahan atau di suatu proyek. Pos pengeluaran tergantung pada pimpinan atau bagian.

Kelebihan sistem imprest

• Setiap periode diketahui jumlah pengeluaran per pos/rekening, sehingga dapat digunakan sebagai alat kontrol oleh atasan dalam penggunaan dana.
• Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya, mengingat sistem ini tidak ada penambahan ditengah periode.
• Karena jumlah dana awal perperiode selalu sama, maka akan memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/unit per periode.

Kelemahan sistem imprest

• Dalam sistem ini saldo uang yang ada di kas tidak dapat digunakan dengan mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat diakhir periode.
• Bila terjadi kekurangan dana akan menimbulkan sedikit masalah, karena tidak ada penambahan kas ditengah periode.
• Sekretaris harus berhati-hati dalam mengeluarkan dan membukukan dana, karena bila terjadi kelebihan akan menimbulkan permasalahan secara administrasi.

Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation Fund Method)

Sistem dana tidak tetap adalah sistem pencatatan kas kecil yang dibuka di awal bulan dan di tutup di akhir bulan. Pengisian dana kas kecil setiap bulan selalu dengan jumlah yang sama. Dalam sistem ini ada pemasukan di tanggal pembukuan. Sistem ini biasanya dipakai oleh perusahaan swasta.

Kelebihan sistem dana tidak tetap

• Apabila mengalami kekurangan dana ditengah periode, karena banyaknya kebutuhan mendadak, saldo dapat dimintakan dana tambahan di bendahara.
• Saldo dapat diketahui setiap saat tanpa harus menunggu akhir periode.
• Dana awal tiap periode diisi selalu sama.
• Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.

Kelemahan sistem dana tidak tetap

• Tidak mudah mengetahui pengeluaran per pos/rekening setiap periodenya.
• Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa.

Baca sebelmunya Jenis-jenis file pada komupter