Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / korespondensi / surat menyurat

Surat Keputusan dan Susunannya

Oleh Anugerah Dino Posting Komentar
surat keputusan tentang juknis pemberlakuan k13

Surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi yang diwakili oleh pimpinan yang tertinggi yang berisi pernyataan memutuskan sesuatu hal yang berhubungan dengan tertib organisasi yang bersangkutan.

Hal-hal yang perlu diatur dengan surat keputusan karena biasanya bersifat penting dan sangat menentukan kebijakan atau kegiatan perusahaan tersebut. Surat keputusan hanya boleh dikeluarkan dan dibuat oleh pejabat yang berhak membuat dan mengeluarkannya.

Suatu perubahan terhadap isi yang telah ditetapkan dalam surat keputusan hanya dapat dirubah dengan surat keputusan yang lain, tidak dapat dirubah dengan surat biasa.

Surat keputusan banyak dikeluarkan oleh dinas pemerintahan, tetapi swasta juga ada yang mengeluarkan, hanya saja tidak sebanyak dan sesering surat keputusan dinas pemerintahan.

Susunan dan Isi Surat Keputusan

Surat keputusan berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat dan kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas. Bila kita bandingkan dengan surat yang lainnya, surat keputusan pun harus ditandatangani oelh pejabat tertentu atau pimpinan tertinggi organisasi.

Surat keputusan dibuat atau dikeluarkan untuk kepentingan sebagai berikut:
  1. Untuk menetapkan atau mengubah status atau kedudukan seseorang anggota atau pegawai maupun barang atau material.
  2. Untuk mensahkan berlaku atau tidaknya suatu tulisan dinas.
  3. Untuk membentuk, mengubah status atau membubarkan suatu kesatuan organisasi atau instansi perusahaan.
  4. Untuk menyerahkan wewenang tertentu kepada seorang pejabat (pendelegasian wewenang).
  5. Untuk mensahkan berlakunya suatu petunjuk pedoman, undang-undang dan lain-lain.
Surat keputusan juga dapat memuat hal-hal berikut ini.

Masalah Kepegawaian, meliputi:
  1. Pengangkatan
  2. Promosi
  3. Instansi
  4. Cuti
  5. Hukum administrasi
  6. Pensiunan
Masalah Peraturan, antara lain:
  1. Tata tertib
  2. Pedoman surat menyurat
  3. Anggaran dasar atau anggaran rumah tangga.
Masalah Pelaksanaan, antara lain:
  1. Pelaksanaan ujian
  2. Pelaksanaan kelulusan
  3. Hukuman untuk siswa
Masalah pelimpahan wewenang, seperti keputusan kepada seorang pejabat untuk memangku jabatan yang baru.

Secara terperinci susunan surat keputusan dapat dilihat sebagai berikut:
  1. Kepala surat keputusan
  2. Nomor surat keputusan
  3. Hal atau tentang
  4. Nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan
  5. Konsideran
  6. Diktum
  7. Kaki surat keputusan
  8. Distribusi surat keputusan
Berikut ini penjelasan secara rinci susunan surat keputusan diatas.

1. Kepala Surat Keputusan, terdiri dari
  1. Lambang Universitas, Instansi, Jawatan atau Perusahaan.
  2. Kata keputusan berada di tengah-tengah dan dibawahnya dituliskan nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan. Semuanya ditik dengan huruf kapital. Atau setelah kata keputusan langsung pada nomor keputusan.
2. Nomor dapat disingkat menjadi No.
3. Hal atau Tentang, bagian ini berisi intisari keputusan secara ringkas dan jelas ditik dengan huruf kapital.
4. Nama jabatan, pejabat yang berwenang ditik dengan huruf kapital.
5. Konsideran, Konsideran berasal dari kata Considere (bahasa latin) yaitu merupakan alasan-alasan dan pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar atau dikeluarkannya surat keputusan. Biasanya terdiri dari kalimat-kalimat sebagai berikut:
  1. Membaca, yang diikuti oleh uraian tentang isi surat yang telah diterima pejabat pembuat keputusan tersebut.
  2. Menimbang, yang diikuti oleh pertimbangan, tujuan atau alasan mengapa surat keputusan perlu dikeluarkan.
  3. Mengingat, yang diikuti oleh peraturan-peraturan, oleh undang-undang atau keputusan-keputusan dari pejabat yang lebih tinggi atau berwenang, sehingga maksudnya surat keputusan tersebut dapat dipertanggungajawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.
  4. Memperhatikan atau mendengarkan, bila diperlukan dapat ditambah dengan kalimat-kalimat ini yang diikuti oleh uraian tentang ketentuan-ketentuan atau tulisan-tulisan dinas atau pendapat pejabat lain yang perlu mendapat perhatian dan didengarkan dalam pembuatan keputusan tersebut.
6. Diktum, berisi rumusan tentang keputusan yang diambil oleh pejabat yang berwenang berdasarkan konsideran. DIKTUM diambil dengan kata MEMUTUSKAN (ditulis dalam huruf kapital), disusul sebelah kirinya oleh kata Menetapkan: selanjutnya disebutkan apa yang diputuskan itu dengan kalimat-kalimat yang diawali oleh kata-kata pertama; kedua; ... ketiga; .... keempat, .... dan seterusnya.

7. Kaki surat keputusan, yang berfungsi sebagai salam penutup yang terdiri dari;
  1. Tempat dikeluarkannya surat keputusan yang didahului dengan kata misalnya Ditetapkan di Medan;
  2. Tanggal, bulan dan tahun yang didahului dengan kata-kata pada tanggal .... misalnya, pada tanggal 5 April 2015;
  3. Tanda tangan pejabat yang berwenang.
  4. Nama jelas pejabat yang berwenang;
  5. Nomor Induk Pegawai (NIP);
  6. Cap dinas atau instansi yang bersangkutan.
8. Distribusi, adalah tembusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan tersebut, karena ada kaitan dengan isi surat keputusan tersebut.

Contoh surat keputusan dapat dilihat pada Permendikbud No 160 Tentang Pemberlakuan Kurikulum 2006 dan 2014

Catatan:
  1. Dalam surat keputusan ada yang dibuat salinan dan kutipan. Salinan adalah yang dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan isi surat keputusan tersebut, maka pada waktu ditulis dibuat beberapa rangkap. Rangkap yang kedua dan ketiga inilah yang dikirimkan. Sedangkan Kutipan dikirimkan kepada pegawai atau orang yang terkena atau mendapat keputusan tersebut. Dalam kutipan tidak memuat konsideran secara keseluruhan atau lengkap cukup dengan:
    Membaca          : dan seterusnya
    Menimbang        : dan seterusnya
    Mengingat          : dan seterusnya
    Memperhatikan  : dan seterusnya

    kecuali kalau memang penting sekali dan perlu diketahui oleh pegawai atau orang yang bersangkutan, surat keputusan yang asli pada pejabat yang bersangkutan.
  2. Setiap kalimat dalam konsideran dan diktum diakhiri dengan titik koma (;), misalnya: Meningat : Undang-undang No. 2;
  3. Subjek dalam surat keputusan adalah orang ketiga, maka tidak memakai kata ganti, kami, saya, dia, atau kita karena subjek dalam surat keputusan adalah pejabat yang berwenang membuat dan mengeluarkan surat keputusan tersebut maka yang dicantumkan nama jabatan pejabat tersebut.
    Misalnya;
    - MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN;
    - REKTOR
    - DEKAN, dan lain sebagainya.
Bila kita ambil kesimpulan maka surat keputusan (SK), yaitu surat pernyataan untuk memberikan suatu keputusan sesuai dengan bunyi surat keputusan yakni:
  1. Bagian I sampai dengan kata "MEMUTUSKAN" (huruf besar semua)
  2. Bagian II sesudah kata "MEMUTUSKAN" (huruf besar semua)
  3. Bagian III yang menyebutkan kepada siapa salinan dan kutipan Surat Keputusan itu dikirimkan.
Berikut penjelasannya:

Bagian I desebut KONSIDERAN yang diambil dari bahasa latin yang berarti Con = dengan (sebagai awalan) sidere = mempertimbangkan.

Bagian I memuat:
  1. alasan pembuatan atau pemberian Surat Keputusan
  2. adanya pertimbangan-pertimbangan
  3. peraturan-peraturan yang menjadi dasar untuk memberikan putusan (adanya dasar hukum putusan tersebut)
istilah-istilah yang ddigunakan di dalam KONSIDERAN Surat Keputusan, yaitu sebagai berikut:
  • MEMBACA, dibelakang ini disebutkan surat yang telah diterima pejabat yang membuat surat keputusan tersebut.
  • MENIMBANG, dibelakang kata ini disebutkan apa yang menjadi pertimbangan untuk memberikan keputusan.
  • MENDENGAR/MEMPERHATIKAN, kata ini dipakai jika ada pejabat lain atau bada yang harus didengar pendapatnya untuk membuat keputusan.
  • MENGINGAT, kata ini disusul dengan menyebutkan peraturan-peraturan dan surat-surat yang dipakai untuk dasar membuat surat keputusan. Peraturan-peraturan dan surat-surat dapt dibedakan menjadi dua bagian, yaitu peraturan-peraturan dan surat-surat yang mengatur persoalannya dan peraturan-peraturan yang menetapkan hak ke kuasaan untu membuat surat keputusan.

Bagian II memuat:

 Bagian ini dinamakan DIKTUM (Latin = menyatakan) yang memuat keputusan atau keputusan-keputusan yang diambil oleh pejabat yang membuat Surat Keputusan itu. Bila keputusan ini menyangkut atau membawa konsekuensi keuangan, keputusan itu diakhiri dengan kata-kata, seperti ketentuan, bahwa apabila penetapan ini ternyata tidak benar, hal itu akan ditinjau kembali dan ditetapkan lagi.

Bagian III memuat:

 Kepada siapa salinan Surat Keputusan harus dikirim, dietntukan dalam peraturan-peraturan mengenai persoalan-persoalan serta peraturan-peraturan yang menyangkut hal-hal yang berlaku pada instansi masing-masing.

Kutipan: Surat Keputusan dikirimkan kepada pegawai yang terkena keputusan di dalam diktum Surat Keputusan tersebut.

Tidak semua Surat Keputusan mempunyai bagian yang menyebutkan kepada siapa salinan atau putusan atau kutipan yang dikirimkan. Dari Surat Keputusan yang menentukan ketentuan-ketentuan umum tidak dibuatkan salinan atau kutipan. Surat-surat Keputusan dapat diberikan untuk perseorangan dan juga dapat untuk beberapa orang.

Surat lainnya dapat dilihat pada Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan

Posting Komentar untuk "Surat Keputusan dan Susunannya"