Organisasi Kepengurusan Perbekalan

Agar pengelolaan penatausahaan perbekalan barang dapat tepat dan terarah, perlu adanya organisasi khusus yang menanganinya. Organisasi tersebut tidak terpisahkan antara satu dengan lainnya.

Pengelolaan perbekalan bertujuan agar proses pelaksanaan kegiatan mudah dipantau serta pembagian wewenang dan tanggungjawab maupun hak dan kewajiban bagian yang melaksanakan penatausahaan atau pencatatan terlaksana sesuai dengan rencana. Dengan demikian, peleksanaan pencatatan menjadi lebih mudah dan efisien.

Struktur organisasi pencatatan atau penatausahaan perbekalan meliputi bidang penyimpanan dan pergudangan. Pembentukan struktur perbekalan hendaknya disesuaikan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan kegiatan-kegiatan pokok dan fungsi-fungsi organisasi tersebut dapat segera dpanan ibentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan.

Kegiatan pokok penyimpanan terdiri atas:

1. Penerimaan
2. Penyimpanan dan pemeliharaan
3. Pengeluaran atau pendistribusian
4. Penatausahaan.

Setiap kegiatan dalam perkantoran telah terpantau kebutuhan personel dan tugasnya, antara lain berupa penangungjawab, pembagian kerja, tata kerja, dan hubungan kerja. Penanggungjawab utama dipegang bendaharawan barang. Tugas tersebut juga dipegang kepada gudang jika di kantor tidak ada fungsi bendaharawan.

Berikut ini struktur organisasi kepengurusan perbekalan yang dapat diterapkan di perkantoran.

BAGAN ORGANISASI PERBEKALAN

Keterangan bagan:

1. Bendaharawan atau kepala gudang bertugas dan berwenang menyelenggarakan pengurusan kebendaharaan yang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyerahan barang dari dalam gudang atau dari tempat lain sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya bendaharawan barang atau kepala gudang dibantu oleh staf yang terdiri atas staf urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan atau pemeliharaan, serta urusan pengeluaran atau penyaluran.
   
2. Bagian tata usaha bertugas dan bertanggungajawab untuk mempersiapkan instrumen administrasi atau berita acara pemeriksaan, penerimaan, dan buku penerimaan serta menyimpan dokumen penerimaan secara tertib. Penatausahaan penyimpanan berkaitan kegiatan berikut.
   a. Mempersiapkan instrumen administrasi penyimpanan antara lain denah lokasi, kartu barang, buku stok, kartu lokasi barang, kartu kendali, dan kartu perawatan barang.
   b. Mengumpulkan dan meyimpan data atau informasi barang di gudang dalam keadaan siap untuk diserahkan kepada atasan jika diperlukan sewaktu-waktu.
   
   Penatausahaan pengeluaran berkaitan dengan beberapa kegiatan berikut.
   a. mempersiapkan instrumen administrasi, antara lain buku pengeluaran, faktur atau bon pengeluaran, dan surat pengantar.
   b. Mengumpulkan dan menyimpan bukti atau dokumen.
   c. Menyelenggarakan penerimaan atau pengeluaran surat-surat yang dibutuhkan.
   d. Merencanakan dan melakukan pengeluaran dana sesuai dengan kebutuhan.
   e. Melaksanakan inventarisasi perbekalan.
   f. Membuat laporan secara rutin atau berkala untuk pimpinan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
   
3. Bagian penerimaan bertugas sebagai berikut:
   a. Menerima surat-surat pemberitahuan penerimaan barang dari pengirim barang.
   b. mengusulkan pembentukan panitia penerimaan atau pemeriksaan barang kepada bendaharawan, kepala gudang atau atasan.
   c. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan dan pemeriksaan barang.
   d. Membuat berita acara penerimaan atau pemeriksaan barang.
   e. Melaporkan hasil penerimaan atau pemeriksaan barang kepada bendaharawan atau kepala gudang.
   f. Menyerahkan barang dan dokumen hasil penerimaan dan pemeriksaan barang kepada urusan tata usaha untuk disimpan secara tertib dan teratur. Penyerahan ini diketahui bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
   Catatan:
   Apabila terjadi ketidakcocokan antara faktur dengan fisik barang, segera lakukan pelaporan kepada pengirim untuk diadakan pergantian barang atau tuntutan ganti rugi.
   
4. Bagian penyimpanan bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima tembusan dokumen beserta barang untuk disimpan.
   b. Mengurus dan mengatur tata letak barang menurut kelompok, jenis, macam dan lokasinya.
   c. Mencatat data barang data barang ke dalam kartu barang dan kartu stock.
   d. Melakukan pemeliharan dan pengamanan barang dalam gudang.
   e. Menyediakan kelengkapan pemeliharaan dan pengamanan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya.
   f. Membuat laporan secara insidental dan berkala tentang kondisi, mutasi, dan stock barang di gudang kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
5. Kepala bagian penyimpanan bertanggung jawan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
6. Bagian pengeluaran bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima surat permintaan pengeluaran barang yang sudah mendapat disposisi bendaharawan barang atau kepala gudang.
   b. Memeriksa stock barang berdasarkan permintaan.
   c. Melaksanakan pencatatan barang pada buku pengeluaran.
   d. Melaksanakan pengemasan barang yang akan dikirim.
   e. Membuat surat pengantar barang.
   f. Melaksanakan penyerahan barang kepada penerima disertai penandatanganan berita acara atau bon pengeluaran.
   g. Melaporkan pengeluaran barang kepada bendaharawan atau tata usaha dengan tembusan kepada urusan penyimpanan guna pencatatan buku atau kartu mutasi barang.

Materi selanjutnya Pemeliharaan dan Perawatan Barang