Fungsi dan Perencanaan Perbekalan

Penatausahaan perbekalan dalam praktiknya dapat dilakukan bersama dengan inventasisasi barang kantor tersebut. Inventarisasi barang mempunyai kaitan dengan perbekalan dan merupakan alat penunjang fungsi logistik atau perbekalan.

Dengan demikian inventarisasi berfungsi sebagai berikut:

1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang.
2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan pengarahan dalam pengadaan barang.
3. Memberikan pedoman pendistribusian barang.
4. Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan barang.
5. Menyediakan data atau informasi dalam menentukan barang rusak, barang berlebih, serta penghapusan dan pertanggungjawaban.
6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang.
7. Mempermudah pengawasan.

Kegiatan perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perlengkapan dan perencanaan biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bagian perbekalan. Dalam menyusun rencana kebutuhan hendaknya kita memperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, seperti adanya penambahan dan penggantian pegawai serta adanya tugas-tugas khusus yang membutuhkan perbekalan khusus.

Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun perencanaan biaya yang meliputi biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisasian, dan penghapusan agar tidak ada kebutuhan yang tertinggal dalam perhitungan biaya.

Dalam menyusun rencana anggaran dibuat daftar usulan kegiatan (DUK) yang berisi perhitungan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Selengkapnya baca Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor