Fungsi dan contoh Memorandum

Berbagai organisasi sering menulis aneka ragam masalah dalam bentuk memorandum (memo) tertulis dengan alasan untuk menghindari salah pengertian atas sesuatu yang disampaikan secara lisan. Memo lebih lambat jika dibandingkan komunikasi lisan, namun lebih akurat dan efisien, lebih sederhana dibandingkan dengan surat.

Fungsi Memorandum

• Membuat informasi tertulis yang spesifik, dan dapat digunakan sebagai dasar kajian dan tindakan.
• Memberitahu secara individu tentang kebijaksanaan, prosedur dan atau tindakan.
• Menetapkan tanggung jawab dengan menyebutkan pihak-pihak tertentu untuk bertindak secara pasti.
• Mencatat kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, dan atau tindakan-tindakan sesuai dengan hasil rapat, konfrensi atau wawancara.
• Memuat ringkasan hasil rapat yang diberikan kepada peserta dan juga kepada mereka yang tidak hadir.
• Menetapkan suatu keputusan, persetujuan, atau kebijaksanaan yang disetujui sebelumnya oleh pihak-pihak yang bersangkutan.

NB: Biasanya, memorandum diawali dengan empat kepala bagian memo: sipenerima, pengirim, tanggal, hal (subject).

Contoh:

MEMORANDUM

Kepada : Seluruh Kepala Bagian

Dari       : Ahmad Suryana

Tanggal  : 12 November 2014

Hal         : Pencalonan "Karyawan Teladan Tahun Ini"

Harap mencalonkan seorang karyawan dari bagian saudara untuk pertimbangan "Karyawan Teladan Tahun 2014"

Kriteria untuk penampilan karyawan teladan tercantum dalam peraturan No. 13 Tahun 2000

Semua calon harus disampaikan paling lambat tanggal 30 November 2014

Artikel sebelumnya silahkan baca: Bahasa Dalam Penulisan Surat