Cara Pemeliharaan Arsip Elektronik

Salah satu pekerjaan dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama dengan cara memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara. Arsip-arsip yang dirawat merupakan arsip yang penting bagi perusahaan/instansi. Terdapat dua kategori perawatan arsip secara umum, Pertama adalah perawatan arsip berbentuk fisik kertas seperti surat, dokumen kontrak, dan lain sebagainya.

Sedangkan yang kedua adalah pemeliharaan arsip elektronik. Arsip elektronik sendiri tergolong jenis arsip baru yang baru dikenal dewasa ini. Contoh arsip elektronik adalah flashdisk, hardisk, laptop, komputer, dan perangkat penyimpan data lainnya. Bentuk arsip elektronik berbeda jauh dengan arsip kertas oleh karena itu tata cara penanganannya juga berbeda.

Berikut ini tata cara pemeliharaan arsip elektronik.

Pengamanan Informasi
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.

Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik

Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:

1. Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.
2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
3. Mem back up data secara berkala
4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.

Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data informasi penting yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut dari pihak lain yang tidak berkepentingan. Selain arsip elektronik tersebut terdapat beberapa arsip media baru yang lain, silahkan baca Jenis-Jenis Arsip Media Baru