Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Kali ini kita membahas penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem wilayah ini adalah penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, negara, provinsi, kabupaten, desa, ataupun wilayah khusus lainnya.

Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut.

Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

Daftar Klasifikasi Wilayah

Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.

Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

ilustrasi

a)  Menurut Nama Negara, 

yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.

Asia (wilayah utama)
            Asia Tenggara  (sub wilayah)
                                    Brunei (sub-sub wilayah)
                                    Indonesia
                                    Malaysia

b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, 

yakni daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Barat (provinsi)
                Bandung (kota/kab.)
                            Depok Jaya (kecamatan)
                            Pancoran Mas
                            Sukma Jaya

c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, 

yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
            Sumatera
                         Banda Aceh
                         Medan
                         Padang
                         Palembang
            Jawa-Bali
                         Bandung
                         Denpasar
                         Semarang
                         Surabaya

Wilayah 2
             Jabodetabek
                         Bekasi
                         Bogor
                         Depok
                         Jakarta
                         Tangerang

Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

1. Filing Cabinet

Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan dengan daftar klasifikasi wilayah.

2. Guide

Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.

3. Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah yang ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan sebanyak 250 hanging folder.

4. Cardex

Satu laci kardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai dengan jumlah huruf latin, yaitu A-Z. Berarti diperlukan 26 laci. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka dibutuhkan 4 cardex.

5. kartu Indeks

Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan.

6. Rak Sortir

Disesuaikan dengan kebutuhan.

Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut ini.
a) Memeriksa berkas/surat
b) Mengindeks
c) Mengkode
d) menyortir
e) Menempatkan

Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

Demikianlah cara penyimpanan arsip sistem wilayah, pada prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem wilayah ini, sengaja dibuat secara ringkas karena pembahasannya sudah berulang kali diulas pada sistem-sistem penyimpanan arsip sebelumnya.

Baca juga Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

-----------------------

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico